Документ:Постановление от 13.11.1995 № 305 Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа
- Юрисдикция:
Россия
- Принявший орган:
- Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа
- Дата принятия:
- 1995-11-13 00:00:00
- Языки:
- Русский язык
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Об утверждении примерного Положения о ведомственном хранении документов в учреждениях, организациях, предприятиях Ямало-Ненецкого автономного округа
Документ утратил силу в соответствии с [/content/ngr/ru89dmj200100106.doc -постановлением Губернатора автономного округа № 289 от 25.04.2001 г.]
В целях улучшения состояния ведомственного хранения и государственного учета документов в учреждениях, организациях, предприятиях
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить примерное Положение о ведомственном хранении документов в учреждениях, организациях, предприятиях Ямало-Ненецкого автономного округа (прилагается).
2. Государственным предприятиям, учреждениям, организациям, находящимся на территории округа разработать Положения о ведомственном архиве и обеспечить соответствующие условия хранения управленческих документов, научно-технической документации и документов по личному составу.
3. Администрациям городов и районов округа возложить на архивные отделы контроль за состоянием хранения документов в ведомственных архивах.
Первый заместитель главы
администрации — председатель
правительства округа Н. А. Лукиянова
13 ноября 1995 г. N 305
г. Салехард
.
Утверждено постановлением
администрации округа
от 13 ноября 1995 года N 305
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о ведомственном хранении документов
в учреждениях, предприятиях, организациях
Ямало-Ненецкого автономного округа
1. Общие положения
1.1 Органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия Ямало-Ненецкого автономного округа согласно Положения об Архивном фонде Российской Федерации и архивах
, утвержденного Указом Президента РФ от 17.09.94г. N 552 осуществляют временное хранение документов:
— архивных документов органов государственной власти и прокуратуры округа, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий окружного подчинения в течение 10 лет;
— архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий сельского хозяйства в течение 5 лет;
— для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, по хозяйственных книг в течение 75 лет;
— для архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной и государственной собственности, в течение 10 лет;
— для научной, технологической и патентной документации в течение 10 лет;
для конструкторской документации в течение 15 лет;
— проектной документации по капитальному строительству в течение 25 лет;
— телеметрической документации в течение 5 лет;
— кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм не более 3лет со времени изготовления;
— фотодокументов в течение 3 лет;
— документов на магнитных носителях в течение 5 лет.
В необходимых случаях сроки временного хранения указанных документов могут быть изменены органами и учреждениями Государственной архивной службы России.
1.1 По истечению предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации организациями, учреждениями, предприятиями передаются на постоянное хранение в государственные архивы округа.
1.2. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе обработка и транспортировка документов выполняются за счет средств учреждений, организаций, предприятий, сдающих документы.
1.3. При ликвидации и реорганизации государственных учреждений, организаций, предприятий, а также в случае изменения их формы собственности документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам при сохранении государственной собственности на данные документы, а при отсутствии правопреемника в соответствующие государственные архивы округа.
1.4. Документы государственных предприятий, учреждений, организаций независимо от места хранения, вида носителя т ехники и способа закрепления информации подлежат обязательному государственному учету.
1.5 Временное или постоянное хранение документов до передачи их в соответствующий государственный архив осуществляется в ведомственном архиве учреждения, предприятия, организации.
1.6 Для архива выделяются изолированное помещение либо шкафы, отвечающие требованиям сохранности документов.
1.7. Исходя из возложенных на архив задач, а также объема выполняемых работ в штатном расписании предусматривается должность заведующего архивом либо приказом руководителя из числа работников учреждения назначается лицо, ответственное за архив.
1.8. Архив руководствуется в своей деятельности Положением об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, нормативными документами по архивному делу, а также настоящим Положением.
1.9 Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем учреждения.
1.10. Руководитель несет ответственность за сохранность документов учреждения.
В дальнейшем учреждения, предприятия, организации читать учреждения.
2. Состав документов ведомственного архива
Архив хранит:
2.1. Документы образующиеся в деятельности учреждения и законченные в делопроизводстве.
2.2. Научно-техническую документацию.
2.3. Документы по личному составу.
2.4. Документальные коллекции, альбомы, фотодокументы отображающие деятельность учреждения.
2.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы, необходимые в работе учреждения.
3. Основные задачи
Основными задачами архива являются:
3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов учреждения.
3.2. Обеспечение качества формирования дел постоянного и долговременного сроков хранения.
3.3. Своевременная подготовка и передача документов постоянного сроков хранения в соответствующий государственный архив.
4. Функции
Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет хранение и учет документов учреждения, представляет в соответствующий государственный архив по установленной форме сведения о хранящихся документах, принимает меры по созданию условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
4.2. Принимает участие в работе экспертно-методической комиссии
учреждения, проводит экспертизу ценности документов, осуществляет
отбор документов, подлежащих хранению.
4.3. Разрабатывает номенклатуру дел учреждения.
4.4. Осуществляет ежегодное составление описи дел постоянного хранения и по личному составу, представляет их на рассмотрение в соответствующий государственный архив.
4.5. Подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного сроков хранения.
4.6. Составляет акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.
4.7. Оказывает практическую помощь службе делопроизводства учреждения в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, но своевременно не поступивших в архив.
4.8. Выдает документы во временное пользование работникам учреждения.
4.9. Информирует руководство учреждения о составе и содержании документов архива, а также о фактах утраты и незаконного уничтожения документов.
5. Права
Архиву предоставляет право:
5.1. Давать в пределах своей компетенции методические разъяснения по формированию, оформлению дел в делопроизводстве
учреждения.
5.2. Участвовать в работе экспертной комиссии учреждения.
5.3. Вносить на рассмотрение руководителя учреждения предложения, направленные на улучшение условий сохранности и учета документов.
6. Организация работы
Лицо, ответственное за архив (заведующий архивом):
6.1. Организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
6.2. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов хранения документов.
6.3. При смене заведующего архивом прием-передача дел производится с участием специально созданной комиссии, акт приема-передачи дел утверждается руководителем учреждения.